Concrètement, comment ça fonctionne ?

Le pari de Smala et de son label est simple : donner la possibilité aux initiateurs d'écolieux de bénéficier de l'aide d'experts, en échange de l'évaluation indépendante de la qualité de leur lieu de vie. C'est avant tout un moyen de rassurer les particuliers qui sont souvent perplexes. La première chose, c'est d'accepter de prendre quelques minutes pour clarifier le mode de coopération. Quel est l'échange concret entre l'aide d'experts et l'évaluation indépendante ?
Que ce soit dans la phases de co-construction d'un écolieu, ou de gestion courante, l'échange est le même.

Règles générales pour toutes les parties

• Représentation : le principe fondamental est « pour chaque prestation (achat-vente de produits ou de services), le vendeur (prestataire) et l'acheteur (client) ne délèguent chacun qu'une seule personne de contact, représentant chacune leur partie ».
• Consensus et consultation : les représentants des deux parties ont pour mission d'impliquer les participants qu'ils représentent le plus possible, au cas par cas.
• Mode de facturation : par petit lots, de 10 à 20 heures maximum dans les deux premières étapes, puis extension à maximum 100 heures dans les étapes durables. Il est essentiel, pour assurer la qualité de la relation, que :
  

- le client exige des offres chiffrées, et des décomptes chaque 20h environ
- le prestataire se sente libre de refuser de fournir une prestation si le client demande l'impossible

• Articulation : la coordination doit être excellente, tant en communication de proximité qu'en formalisation de projet, afin d'assurer que les deux parties soient toujours sur les bons rails dans la coopération.
• Pas de triangulation : les contrats à trois parties sont à éviter à tous prix.

CE PARAGRAPHE N EST PAS CLAIR : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Les experts fournissent des factures un premier service seulement après maximum 2 000€. Chacun a ses tarifs et ses contrats de prestations, tous sont indépendants, il n'y a pas d'autorité centrale qui décide des tarifs, des prestations. Le rôle de l'organisation XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

• Médiation : en cas de litige, les deux parties s'engagent à toujours réaliser une procédure de médiation avant toute démarche légale. La procédure décrite dans le contrat est en conformité avec les règles et recommandations des chambres de médiations de la région concernée, ou de toute structure équivalente si une telle chambre n'existe pas.

PHASE 1 - Etape 1 : pré-étude de projet

Avant tout, un contrat de prestation pour quelques heures de pré-étude doit être signé entre l'organisation cliente et l'organisation coordinatrice régionale d'Ecopol.

Ces quelques heures permettront aux deux parties d'évaluer les aspects suivants :

• est-il vraiment intéressant de coopérer pour développer ensemble un lieu en vue d'une labelisation Ecopol, les conditions sont-elles réunies (financières, techniques, adoption des 4 piliers de base...)
• quelles sont les priorités pour démarrer une étude ?
• réussi-t-on à trouver un accord financier pour l'étape 2 (étude) ?
• comment sera financé la prestation des experts pour l'incubation et la labelisation. (voir article "un label et un incubateur qui coûtent que dalle!"

PHASE 1 - Etape 2 : étude de projet

Les deux parties effectuent d'abord un diagnostic général des besoins. L'incubateur fait alors intervenir les divers corps de métiers selon les besoins pour finaliser l'étude de projet, avoir tous les devis.